10 preguntas sobre Benchfar. Las dudas más frecuentes respecto a la medición de los indicadores

1. ¿El sistema informático incluye los datos introducidos en el asistente o el que "metemos a mano" en el cuadro de texto del indicador?

Si usa un asistente el sistema calcula el valor para el indicador cada vez que añade, modifica o elimina un registro, así como también cuando modifica el valor del denominador de la fórmula, en los indicadores que lo tengan. Por ejemplo, si usted usa el asistente para intervenciones farmacéuticas, el sistema calculará el valor del indicador cada vez que añada, modifique o elimine una intervención, así como también cuando modifique el "Nº total de ingresos".

Este valor calculado es cubierto automáticamente por el sistema en el cuadro de texto del indicador correspondiente, en el apartado de "Cubrir indicadores", con lo que si usa el asistente siempre tendrá el valor cubierto, que irá cambiando según vaya añadiendo nuevos registros, hasta el final del período.

Pero si decide cubrir el valor a mano, es decir, poner el valor que estime correcto en el cuadro de texto correspondiente, este valor será el que el sistema recogerá y almacenará. Eso sí, si después de modificar "a mano" este valor, vuelve a usar el asistente (recuerde: añadir, modificar o eliminar un registro) el sistema entenderá que desea usar el asistente nuevamente y recalculará el valor para el asistente con los datos que tenga introducidos, actualizando el valor del indicador.

Por lo tanto, el último que se utilice (asistente o cumplimentación directa) será el que se guarde.

2. No realizamos publicaciones científicas ¿merece la pena que cubra el indicador poniendo un valor 0?

Sí. El compromiso de medida es de 13 de los 26 indicadores. Así al incluir éste, aunque no realize publicaciones científicas, ya tiene cubierto uno de los indicadores, o dos si tampoco tiene proyectos de ámbito nacional cuyo investigador principal pertenece al servicio de farmacia. Además si en un futuro próximo empieza a realizarlas puede tener un registro histórico de estos datos y de la media nacional en estos indicadores. Les recordamos que hay journals en español con índice de impacto, p.ej. en 2005 las revistas de farmacia nacionales con mayor índice de impacto fueron las siguientes:

ISSN Título abreviado Total de 2003 - 2005 Factor de impacto Índice de inmediatez
Citas Artículos
1139-7357 Atención Farmacéutica 0 125 0,089 0
1575-3409 Ciencia y Tecnología Pharmaceutica 0 39 0,363 0,058
1130-6343 Farmacia Hospitalaria 0 143 0,806 0,111
0379-0355 Methods and Findings in Experimental and Clinical Pharmacology (JCR) 139 232 0,822 0,086
0214-3429 Revista Española de Quimioterapia 0 100 0,761 0,121

Puede consultar más en este enlace o en el Journal Citation Report (JCR) para conocer el índice de impacto de la/s publicación/es.

3. Hay indicadores, como la "tasa de error en la dispensación de dosis unitarias", en los que se indica que se realizará una revisión diaria ¿que pasa si algunos días no hago la revisión?

Si ocurre ésto, o si por ejemplo de los 20 días solo mide 10, lo que está obteniendo es una muestra menos fiable al no revisar todos los días. De todas formas, si cree que los días revisados son representativos del mes sí que tendrán validez los datos incluídos.

Con los días revisados lo que tiene que hacer es proceder del mismo modo que si revisara todos los días, ésto es, contar al finalizar el mes el número de líneas con al menos 1 error y dividir por el número total de líneas revisadas ese mes. El valor obtenido se multiplicará por 100 para tener el valor porcentual.

Dese cuenta que si revisa la mitad de los días (o sea, 10 días laborables), p.ej. en la dispensación de dosis unitarias revisa 3 carros y en cada carro, revisa la dispensación a 5 pacientes está revisando 150 pacientes (10 días x 3 carros x 5 pacientes) en lugar de 300 pacientes. Esto sí resulta suficiente, aunque el margen de error aumenta. Si solo revisa 1 día en todo el mes y está analizando 3 carros y en cada carro 5 pacientes solo tendrá 15 pacientes revisados, lo que es insuficiente.

Un número superior a 150 pacientes revisados en días variados siendo los días y carros representativos de la actividad habitual de la farmacia puede ser suficiente.

4. Este mes he realizado 136 intervenciones farmacéuticas en pacientes ingresados. ¿el valor que pongo es 136?

No, tiene que dividir este número por el número de total de ingresos de ese mes en el hospital. El numero obtenido (sin multiplicar por 100) es el que se ingresa.

5. En el indicador "Tasa de nutriciones parenterales centrales con duración menor a 5 días" ¿incluyo las nutriciones periféricas con duración menor a 5 días?

No, ahora mismo, tal y como aparece definido el indicador, sólo se incluyen las nutriciones parenterales centrales con duración menor a 5 días. Se excluirán en la contabilización (en numerador y denominador) aquellos casos en los que se le suspende la nutrición por óbito o por problemas con la toma de la vía, así como en el caso de pacientes con menos de 5 días de estancia. Para poder hacer benchmarking todos tenemos que medir lo mismo, de lo contrario estaríamos comparando indicadores diferentes.

Este indicador no se trata de un sumatorio de nutriciones, si no de un porcentaje, por lo que para calcular su valor tendremos la siguiente fórmula:

(Nutriciones parenterales con duración < 5 días / total de nutriciones parenterales) x 100

Dado que este indicador puede resultar un poco complejo, les recordamos que para 2013 se realizará una revisión de los indicadores con propuestas de inclusiones, exclusiones y/o modificaciones.

6. En el indicador "Tiempo medio en preparación de citostáticos en pacientes ambulatorios" ¿incluyo en la medición las solicitudes programadas?

No, si se incluyeran dado que están "programadas" desvirtuaría los cálculos de los tiempos "reales" de preparación. El indicador debe incluir el tiempo medio de respuesta en minutos para la preparación de citostáticos, desde solicitud hasta la liberación.

7. En el indicador "Porcentaje de medicamentos no recuperados (en euros) sobre el total de consumo (en euros)" ¿debo incluir en el numerador pérdidas por roturas?

Sí. Se contabilizará la cantidad de medicamentos no recuperados (en euros) en el mes, incluyendo medicamentos caducados que no pueden ser devueltos al proveedor, roturas, etc. frente al total del consumo (en euros) de ese mes.

8. En mi hospital no me dan una lista de distribución de personal de enfermería para poderles enviar la encuestas de satisfacción ¿qué puedo hacer?

Puede hacer 2 cosas:

  • Solicitar la lista de distribución de supervisoras de enfermería que habitualmente sí se tiene.

  • Colgar el link de la encuesta en la intranet del centro con información personalizada para cada enfermera (en papel) con las instrucciones para que puedan acceder y así cubrir las encuestas.

El objetivo es que contesten bastantes personas para aumentar la fiabilidad de los resultados y disminuir el margen de error. Un buen número de respuestas está entre 100 y 150 respuestas, pero a partir de 50 el margen de error baja bastante, con lo que con más de 50 respuestas ya se pueden obtener conclusiones.

9. ¿Cómo puedo hacer la encuesta de satisfacción a pacientes externos? ¿Cuándo es el mejor momento para hacer las encuestas?

Entre abril y junio, es un buen momento para realizar el lanzamiento de las encuestas de satisfacción y a pacientes externos, dado que desde que se lanzan por primera vez hasta que se obtienen resultados finales se pueden tardar hasta 2 meses, y a veces es necesario algún re-envío. Así evitamos los meses de julio y agosto donde hay mucha gente de vacaciones. De no enviarse en estas fechas, la próxima ventana temporal es septiembre. De cualquier manera, recomendamos que no se dejen para finales de año, pues debido a estos dos meses que pueden ser necesarios, podrían perderse encuestas contestadas, dado que el día 31 de diciembre se cierra automáticamente la recepción de respuestas.

Recientemente hemos modificado el asistente de la encuesta de satisfacción de pacientes externos para que se pueda realizar del mismo modo que las nuevas encuestas de personal médico, personal de enfermería o personal farmacéutico en capacitación (denominados internados o FIR en España). El servicio de farmacia debe recoger los correos electrónicos de sus pacientes, y enviarles a esos correos el link de la encuesta que encontrará en el asistente del indicador, y que permitirá a los pacientes cubrir la encuesta. Los resultados de la misma se calcularán también de forma automática y su valor se incluirá en el indicador correspondiente.

Para realizar alguna de las encuestas de satisfacción, vaya al asistente de alguno de los indicadores relacionados y ahí encontrará tres enlaces para encuestas a personal médico, personal de enfermería y internados o FIR en España (en el caso de las encuestas de satisfacción) o un enlace para la encuesta de pacientes externos. Envíe estos enlaces a las distintas listas de distribución correspondientes, y bien el personal o los pacientes externos, al pulsar sobre estos enlaces, tendrán acceso a las preguntas que deben contestar. Estos enlaces son distintos a los que se usaban anteriormente, por lo que si ya ha realizado el lanzamiento de encuestas de satisfacción en anteriores períodos no utilice los enlaces que tenía de otras ocasiones, puesto que ahora cambian cada período para que sea más sencillo distinguir entre ellos.

Una vez enviados los enlaces, ya no tiene que preocuparse más, puesto que los nuevos asistentes recopilarán la información obtenida de las distintas encuestas, realizará los cálculos correspondientes y cubrirá cada uno de los valores de los indicadores según se vayan realizando las encuestas, por lo que no tendrá que esperar a recopilar los datos y que se realicen los cálculos para ver los resultados como antiguamente.

10. ¿Hasta que fecha tengo para cubrir los indicadores?

Los indicadores se deben cubrir hasta el día 20 del mes siguiente correspondiente. Por ejemplo para los indicadores de mayo tenemos hasta el día 20 de junio para cubrirlos. Del día 20 al 30 de junio, si no se han cubierto, se nos pueden facilitar a nosotros por vía e-mail o a través del formulario de contacto en la sección de cubrir indicadores, y personal de FBA los introduce en el sistema. El día 1 de julio estaría disponible el informe correspondiente al mes de mayo.

Para los indicadores trimestrales, semestrales y anuales el proceso es el mismo. Por ejemplo al finalizar el primer semestre el día 30 de junio, tengo hasta el 20 de julio para cubrir los indicadores del primer semestre de 2012 (y los del mes y trimestre correspondientes). Del día 20 al 30 de julio, si no se han cubierto, se nos pueden facilitar a nosotros los indicadores para que personal de FBA los introduzca en el sistema. El día 1 de agosto estaría disponible el informe con los indicadores mensuales de junio, los indicadores del segundo trimestre y los indicadores correspondientes al primer semestre de 2012.

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