10 perguntas sobre Benchfar. As dúvidas mais freqüentes com respeito à medição dos indicadores

1. O sistema informático inclui os dados introduzidos no assistente ou os que digitamos no quadro de texto do indicador?

Se usa um assistente o sistema calcula o valor para o indicador cada vez que insere, modifica ou elimina um registro, assim como também quando modifica o valor do denominador da fórmula, nos indicadores que o tenham. Por exemplo, se você usa o assistente para intervenções farmacêuticas, o sistema calculará o valor do indicador cada vez que insira, modifique ou elimine uma intervenção, assim como também quando modifique o "Nº total de ingressos".

Este valor calculado é preenchido automaticamente pelo sistema no quadro de texto do indicador correspondente, na parte de "Preencher indicadores", com isso, se usa o assistente o valor sempre estará preenchido, e irá mudando segundo adicionem novos registros, até o final do período.

Mas se decide preencher o valor à mão, quer dizer, escrever o valor que estime correto no quadro de texto correspondente, este valor será o que o sistema recolherá e armazenará. Isso sim, se depois de modificar " à mão " este valor, volta a usar o assistente (lembre-se: inserir, modificar ou eliminar um registro) o sistema entenderá que deseja usar o assistente novamente e recalculará o valor para o assistente com os dados que tenha introduzidos, atualizando o valor do indicador.

Por tanto, o último que se utilize (assistente ou preenchimento direto) será o que se guarde.

2. Não realizamos publicações científicas, vale a pena preencher o indicador com um valor 0?

Sí. O compromisso de medida é de 13 dos 26 indicadores. Assim, ao incluir-se este, mesmo que não realize publicações científicas, já tem preenchido um dos indicadores, ou dois se tampouco tem projetos de âmbito nacional cujo pesquisador principal pertence ao serviço de farmácia. Ademais, se em um futuro próximo começa a realizá-las, pode ter um registro histórico destes dados e da média nacional nestes indicadores. Lembramos que há journals em espanhol com índice de impacto, ex. em 2005 as revistas de farmácia nacionais com maior índice de impacto foram as seguintes: Pode consultar mais em este link ou no Journal Citation Report (JCR) para conhecer o índice de impacto da publicações.

3. Há indicadores, como a "taxa de erro na dispensa de doses individuais", nos que se indica que se realizará uma revisão diária. O que acontece se alguns dias não faço a revisão?

Se isso ocorre, ou se por exemplo dos 20 dias somente mede 10, o que estará obtendo é uma mostra menos fiável ao não revisar todos os dias. De todas maneiras, se acredita que os dias revisados são representativos do mês, então sim que os dados incluídos terão validez.

Com os dias revisados o que tem que fazer é proceder do mesmo modo que se revisasse todos os dias, isso é, contar ao finalizar o mês o número de linhas com pelo menos 1 erro e dividir pelo número total de linhas revisadas este mês. O valor obtido se multiplicará por 100 para ter o valor porcentual.

Atenção, pois se revisa a metade dos dias (ou seja, 10 dias laborais), ex. na dispensa de doses individuais revisa 3 carros e em cada carro, revisa a dispensa a 5 pacientes, está revisando 150 pacientes (10 dias x 3 carros x 5 pacientes) em lugar de 300 pacientes. Isto resulta suficiente, mas a margem de erro aumenta. Se somente revisa 1 dia em todo o mês e está analisando 3 carros e em cada carro 5 pacientes somente terá 15 pacientes revisados, o que é insuficiente.

Um número superior a 150 pacientes revisados em dias variados, sendo os dias e carros representativos da atividade habitual da farmácia pode ser suficiente.

4. Este mês realizei 136 intervenções farmacêuticas em pacientes internados. O valor que escrevo é 136?

Não, tem que dividir este número pelo número de total de internados desse mês no hospital. O número obtido (sem multiplicar por 100) é o que se preenche.

5. No indicador "Taxa de nutrições parentéricas centrais com duração menor que 5 dias", incluo as nutrições periféricas com duração menor que 5 dias?

Não, agora mesmo, tal e como aparece definido o indicador, somente se incluem as nutrições parentéricas centrais com duração menor a 5 dias. Serão excluídas na contabilização (em numerador e denominador) aqueles casos nos quais se suspende a nutrição por óbito ou por problemas com a toma da via, assim como no caso de pacientes com menos de 5 dias de estância. Para poder fazer benchmarking, todos temos que medir o mesmo, caso contrário estaríamos comparando indicadores diferentes.

Este indicador não se trata de um somatório de nutrições, se não de uma porcentagem, pelo que para calcular o seu valor teremos a seguinte fórmula:

(Nutrições parentéricas com duração < 5 dias / total de nutrições parentéricas) x 100

Dado que este indicador pode resultar um pouco complexo, lembramos-lhes que para 2013 se realizará uma revisão dos indicadores com propostas de inclusões, exclusões e/ou modificações.

6. En el indicador "Tempo médio na preparação de citostáticos em pacientes ambulatoriais" , incluo na medição as solicitações programadas?

Não, pois se incluíssemos, dado que estão "programadas", desvirtuaria os cálculos dos tempos "reais" de preparação. O indicador deve incluir o tempo médio de resposta em minutos para a preparação de citostáticos, desde a solicitação até a liberação.

7. No indicador "Porcentagem de medicamentos não recuperados (em R$) sobre o total de consumo (em R$)", devo incluir no numerador perdas por quebras?

Sim. Serão contabilizadas a quantidade de medicamentos não recuperados (em R$) no mês, incluindo medicamentos vencidos que não possam ser devolvidos ao fornecedor, quebras, etc. em relação ao total do consumo (em R$) deste mês.

8. No meu hospital não me fornecem uma lista de email do pessoal de enfermagem para poder enviar a pesquisa de satisfação, o que posso fazer?

Pode fazer 2 coisas:

  • Solicitar a lista de emails de supervisoras de enfermagem pois habitualmente elas sim que têm.

  • Colocar o link da pesquisa na intranet do centro com informação personalizada para cada enfermeira (em papel) com as instruções para que possam entrar e assim preencher os questionários.

O objetivo é que respondam muitas pessoas para aumentar a fiabilidade dos resultados e diminuir a margem de erro. Um bom número de respostas está entre 100 e 150 respostas, mas a partir de 50 a margem de erro baixa bastante, significa que com mais de 50 respostas já se podem obter conclusões.

9. Como posso fazer a pesquisa de satisfação a pacientes externos? Quando é o melhor momento para fazer as pesquisas?

Entre abril e junho, é um bom momento para realizar o envio dos questionários de satisfação a pacientes externos, dado que desde que se enviam por primeira vez até que se alcançam os resultados finais pode demorar até 2 meses, e as vezes é necessário algum reenvio. Desta maneira, evitamos os meses de julho e agosto quando muita gente está de férias. Se não se envia nestas datas, a próxima oportunidade é setembro. De qualquer forma, recomendamos que não se deixe para finais de ano, pois devido a estes dois meses que podem ser necessários, poderiam perder-se questionários respondidos, dado que no dia 31 de dezembro o sistema fecha automaticamente a recepção de respostas.

Recentemente modificamos o assistente da pesquisa de satisfação de pacientes externos para que se possa realizar do mesmo modo que as novas pesquisas de pessoal médico, pessoal de enfermagem ou pessoal farmacêutico em capacitação (denominados residentes ou FIR em Espanha). O serviço de farmácia deve compilar os correios eletrônicos dos seus pacientes, e enviar-lhes para esses correios o link da pesquisa que encontrarão no assistente do indicador, e que permitirá aos pacientes preencher o questionário. Os resultados da mesma também se calcularão de forma automática e o seu valor se incluirá no indicador correspondente.

Para realizar alguma das pesquisas de satisfação, vá ao assistente de algum dos indicadores relacionados e encontrará três enlaces para pesquisas a pessoal médico, pessoal de enfermagem ou residentes ou FIR em Espanha (no caso das pesquisas de satisfação) ou um enlace para a pesquisa de pacientes externos. Envie estes enlaces às distintas listas de emails correspondentes, e tanto o pessoal ou os pacientes externos, ao clicar sobre estes enlaces, terão acesso às perguntas que devem responder. Estes enlaces são distintos aos que se usavam anteriormente, pelo que se já realizou o envio de pesquisas de satisfação em anteriores períodos, não utilize os enlaces que tinha de outras ocasiões, dado que agora mudam cada período para que seja mais simples de diferenciar entre eles.

Uma vez enviados os enlaces, já não tem mais com o que se preocupar, pois os novos assistentes recopilarão a informação obtida das distintas pesquisas, realizarão os cálculos correspondentes e preencherão cada um dos valores dos indicadores segundo se preencham os questionários, portanto não terá que esperar que se recopilem os dados e que se realizem os cálculos para ver os resultados como antigamente.

10. Até que data tenho para preencher os indicadores?

Os indicadores devem ser preenchidos até o dia 20 do mês seguinte correspondente. Por exemplo, para os indicadores de maio temos até o dia 20 de junho para preenchê-los. Do dia 20 ao 30 de junho, se eles não foram preenchidos, poderiam enviar-nos por e-mail ou através do formulário de contato na secção de cobrir indicadores, e o pessoal de FBA os introduziram no sistema. O dia 1 de julho estaria disponível o relatório correspondente ao mês de maio.

Para os indicadores trimestrais, semestrais e anuais o processo é o mesmo. Por exemplo, ao finalizar o primeiro semestre no dia 30 de junho, tenho até o 20 de julho para preencher os indicadores do primeiro semestre de 2012 (e os do mês e trimestre correspondentes). Do dia 20 ao 30 de julho, se não foram preenchidos, poderiam nos enviar os indicadores para que o pessoal de FBA os introduza no sistema. O dia 1 de agosto estaria disponível o relatório com os indicadores mensais de junho, os indicadores do segundo trimestre e os indicadores correspondentes ao primeiro semestre de 2012.

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